Registro trattamenti privacy: cos’è e quali sono gli obblighi per le aziende
Quali aziende sono tenute a compilare il Registro e quali sono le misure di semplificazione previste per le PMI
Scritto il: 30/11/2020
Il Registro dei trattamenti privacy è un documento nel quale è obbligatorio riportare nei minimi dettagli tutto ciò che concerne le operazioni di trattamento dati svolte all’interno di un’azienda o di un qualsiasi ente e/o organizzazione.
La figura preposta alla redazione del Registro Trattamenti Privacy, che può essere in forma cartacea o elettronica, è il Titolare del Trattamento e, dove presente, può subentrare il Responsabile del Trattamento.
Nello specifico, i soggetti che hanno l’obbligo di redazione del Registro dei Trattamenti Privacy in ambito privato sono i seguenti:
La figura preposta alla redazione del Registro Trattamenti Privacy, che può essere in forma cartacea o elettronica, è il Titolare del Trattamento e, dove presente, può subentrare il Responsabile del Trattamento.
Nello specifico, i soggetti che hanno l’obbligo di redazione del Registro dei Trattamenti Privacy in ambito privato sono i seguenti:
- imprese o organizzazioni con almeno 250 dipendenti;
- qualunque titolare o responsabile (anche le imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti che possano comportare rischi elevati per i diritti degli interessati;
- titolari o responsabili (anche le imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettuino trattamenti di dati non occasionali, ma ricorrenti nel tempo;
- titolari o responsabili (anche le imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettuino trattamenti con oggetto categorie particolari di dati.
È importante sottolineare come il Registro dei trattamenti privacy vada mantenuto costantemente aggiornato, riportando per ogni modifica effettuata la data in cui essa è stata apportata.
Registro trattamenti privacy: cosa deve contenere
È l’articolo 30 del GDPR a specificare la tipologia di informazioni da riportare nel Registro dei trattamenti privacy. Il documento deve quindi contenere:
- le finalità del trattamento suddivise per tipologia (es. trattamento dei dati dei dipendenti per la gestione del rapporto di lavoro, etc.);
- le categorie degli interessati e dei loro dati trattati (es. dati anagrafici, dati sanitari, dati biometrici, dati genetici, dati relativi a condanne penali o reati, etc.);
- la categoria dei destinatari, ovvero gli altri titolari del trattamento a cui verranno inviati/comunicati i dati;
- trasferimento dei dati verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale.
- indicare i termini ultimi per la cancellazione di determinate categorie di dati;
- la descrizione delle misure di sicurezza tecnico-organizzative finalizzate alla tutela degli interessati a fronte dei trattamenti previsti.
Registro trattamenti privacy semplificato per le PMI
Per semplificare gli adempimenti delle PMI il Garante per la Privacy ha previsto delle misure di semplificazione per agevolare la redazione del Registro trattamenti privacy.
Stiamo parlando del Registro trattamenti privacy semplificato rivolto a tutte le PMI che non hanno più di 250 dipendenti e che rientrano nelle seguenti categorie:
- esercizi commerciali, esercizi pubblici o artigiani con almeno un dipendente e/o che trattino dati sanitari dei clienti;
- liberi professionisti con almeno un dipendente e/o che trattamento dati sanitari e/o dati relativi a condanne penali o reati;
- associazioni, fondazioni e comitati ove trattino “categorie particolari di dati” e/o dati relativi a condanne penali o reati;
- il condominio nel caso in cui tratti “categorie particolari di dati.”
In molti erroneamente pensano che il Registro dei trattamenti privacy sia obbligatorio solo per le imprese con al di sopra 250 dipendenti, ma il Garante per la Privacy ha voluto ricordare come la compilazione del Registro trattamenti privacy sia vivamente consigliata a tutte le aziende, anche in virtù dell’osservanza del famoso principio di accountability.
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