Quanto ti costa la gestione cartacea dei documenti privacy?

Una ricerca condotta dagli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano ha stabilito, tramite calcoli approssimativi, che attraverso l’adozione di strategie di dematerializzazione documenti cartacei l’azienda riesca a risparmiare fino all’80% dei costi della gestione cartacea. 

Ti sei mai chiesto quanto ti costa gestire i documenti cartacei e rispettare tutte norme in materia di GDPR? Dopo l’entrata in vigore del GDPR la gestione cartacea dei documenti deve essere rivista e implementata nel migliore dei modi affinché non si incorra in multe salate. 

Tuttavia, non solo i processi richiedono una maggiore precisione, efficienza e attenzione nella gestione del flusso dei dati, ma occorre evidenziare come sia indispensabile per ogni azienda ripensare e soffermarsi sui costi relativi alla gestione cartacea cominciando a valutare a nuove strategie di dematerializzazione documenti cartacei.

 

Qualunque sia la tua risposta, in questo articolo, vogliamo farti riflettere su quanto realmente ti costi la gestione cartacea, quanto potrebbe essere rischioso perdere materiale sensibile e invitarti a considerare la possibilità di semplificare l’adempimento degli obblighi di legge tramite una soluzione digitale sicura e affidabile come un sistema di gestione privacy GDPR. 

La riflessione riguarda qualsiasi tipo di azienda, e risulta ancora più importante per le aziende che si ritrovano ogni giorno a gestire grandi quantità di informative privacy. 

 

La conservazione delle informative privacy, che contengono dati sensibili, va gestita con responsabilità e in tutta sicurezza. Difatti, lasciare documenti cartacei sensibili su trasporti pubblici, conservare i dati più a lungo del necessario o smaltirli in modo errato sono tutti errori che possono costare caro.  La violazione delle nuove regole potrebbe costare fino al 4% del fatturato annuale globale. 

Nello specifico, tutta la documentazione cartacea deve essere in primis opportunamente separata da altre tipologie di documenti aziendali. In seguito, va conservata in archivi fisici, di qualsiasi tipo, difficilmente accessibili a terzi e facilmente reperibili dal DPO. Molto spesso, quindi le aziende che gestiscono grandi moli di documenti devono ricorrere necessariamente all’ affitto di appositi magazzini, garage o locali di qualsiasi tipo per la conservazione dei documenti cartacei GDPR.  

A riguardo, però si può dire che non tutte le aziende possono permettersi di affittare un locale per la conservazione sicura dei documenti, in conformità agli obblighi di legge. Questo per ovvi motivi di costo, poiché questi molto spesso situati in aree urbane centrali della città che richiedono un impegno economico non indifferente, anche se a dividere le spese sono più soggetti. 

 

Un ulteriore obbligo imposto dal GDPR riguarda la distruzione e lo smaltimento sicuro dei documenti privacy per cui è terminato il periodo di conservazione.  A tal proposito le aziende devono dotarsi di veri e propri distruggi documenti, dei macchinari appositi per distruggere in modo conforme i documenti non più necessari. 

 

In linea di massima, per la gestione cartacea dei documenti i costi da affrontare sono i seguenti: 
 

Partendo dai costi di stoccaggio dei documenti i primi costi da affrontare sono quelli relativi al mobile in cui conservare i documenti. Tutti i documenti devono infatti essere conservati in apposite strutture idonee a contenere grandi quantità di fogli. Questi possono consistere in scaffali, armadiature, mobili, cassettiere oltre che prevedere dei sistemi di sicurezza. 

Mediamente ci vogliono 3 minuti per individuare la cartella/ il raccoglitore giusto e ovviamente l’attività di archiviazione non si fa da sé, ma vi è un impiegato a cui viene affidato il compito. Più comunemente l’impiegato costa 1300 euro, che per i 200 giorni lavorativi ha un costo al minuto di 0,32 euro. Quindi, i 0,32 euro moltiplicati per i 3 minuti dedicati all’archiviazione di un solo documento si calcolano 0,96 euro a documento.

 

Ma non finisce qui perché esistono anche i costi dovuti alla ricerca del documento giusto. Forse nessuno ci ha mai pensato, ma lo spostamento dell’impiegato, il tempo di ricerca del documento giusto nei faldoni, le eventuali fotocopie del documento, e il/la reinserimento/sistemazione del documento al suo posto costano tempo. Si stima per la precisione circa 5 minuti, che quindi calcolati in base 0,32 euro al minuto si ha un valore di 1,60 euro. 

 

Poniamo il caso la tua azienda debba stampare e archiviare 3.000 documenti. Facendo i calcoli di cui ti abbiamo parlato prima avremo: (3.000 x 0,30 euro) + (3.000 x 0,96 euro) = 900 euro + 2880 euro = 3.780 euro all'anno. Oltre a ciò bisogna anche aggiungere i costi della ricerca di cui abbiamo parlato prima, che nei fatti aumenteranno ancora di più i costi complessivi. 
 

Ritieni sia giusto destinare così tanti soldi quando puoi invece adottare sistemi digitali che ti semplificano i processi, li rendono più sicuri e soprattutto ti costano di meno? Se non ritieni sia giusto e conveniente, potresti considerare la possibilità di provare il nostro software On Privacy per cui la gestione digitale dei documenti ti costa solo 73 euro al mese con il Piano Gold, ovvero 876 euro all’anno!

 

On Privacy è il software, conforme al GDPR, che ti consente di gestire la tua privacy aziendale in modo sicuro e semplice. Attraverso un account personale, infatti, è possibile creare e gestire moduli di informative privacy in formato digitale ed invitare l’utente privato ad apporre una semplice firma digitale per il consenso. Vuoi saperne di più?